Huishoudelijk reglement

Artikel 1 Doelstelling van Wielervereniging Beet-It Volendam

Artikel 1.1 Doel van de vereniging
Het doel van de vereniging, zoals omschreven in art. 4 van haar statuten, is:
“Het doen beoefenen en het bevorderen van de wielersport in al zijn verschijningsvormen in Volendam en omgeving.

 

Artikel 1.2 Activiteiten van de vereniging

De vereniging organiseert hiertoe onder meer:

  1. Wanneer de wielervereniging beschikking heeft over een parcours: Evenementen, activiteiten.
  2. Clubkampioenschappen.
  3. Website, onder meer om de leden te informeren over relevante ontwikkelingen, met name in de regio.

Artikel 1.3 Verkrijgen statuten en huishoudelijk reglement

Ieder lid ontvangt een exemplaar van dit huishoudelijk reglement via e-mail. Ook zal het huishoudelijk reglement beschikbaar zijn op de internetsite van de vereniging. Een exemplaar van de statuten van de vereniging is op verzoek te verkrijgen bij de secretaris.


Artikel 2 Grondslag huishoudelijk reglement

Dit huishoudelijk reglement is opgesteld overeenkomstig art. 20 van de statuten van de vereniging. In bedoeld artikel wordt onder meer bepaald dat door de algemene vergadering van de vereniging reglementen kunnen worden opgesteld over onderwerpen waarin door de statuten niet of niet volledig wordt voorzien.

 

Artikel 3 Het lidmaatschap

Artikel 3.1 Aanmelden voor het lidmaatschap

Aanmelding als lid vindt plaats door online het aanmeldingformulier in te vullen op de website van de vereniging. Aspirant-leden beneden de 18 jaar dienen dit formulier te laten medeondertekenen door een wettelijke vertegenwoordiger. Aspirant-leden beneden de 18 jaar dienen het ingevulde en ondertekende
formulier te printen en in te leveren op het in het formulier vermelde adres.

 

Artikel 3.2 Verkrijging van het lidmaatschap
Na akkoordverklaring door het bestuur verkrijgt het kandidaat-lid een bevestiging hiervan van de vereniging per e-mail. Eerst na voldoening van de contributie wordt het nieuwe lid als zodanig ingeschreven.


Artikel 3.3 Afwijzing lidmaatschap
Een afwijzing van een kandidaat-lid wordt schriftelijk meegedeeld, met opgaaf van redenen, binnen 2 weken na indiening van de aanvraag. Om als lid toegelaten te worden aan de vereniging dient aan de volgende criteria te worden voldaan:

  1. Leden uit de regio van Volendam (gebondenheid) Noord-Holland 
  2. Intentie tot het rijden van wedstrijden
  3. Passend binnen het ledenbestand

Artikel 3.4 Bezwaarschrift afwijzing en opzegging door het bestuur van het lidmaatschap.

Tegen de afwijzing en opzegging van het lidmaatschap door het bestuur kan binnen vier weken na dagtekening beroep worden aangetekend bij de algemene ledenvergadering. Wordt van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt, dan wordt de afwijzing en opzegging na die periode definitief.


Artikel 3.5 Lidmaatschapsduur
Het lidmaatschap geldt voor de duur van een kalenderjaar en wordt telkens stilzwijgend verlengd, tenzij dit wordt beëindigd overeenkomstig artikel 9. van de statuten of artikel 3.6 van dit huishoudelijk reglement.


Artikel 3.6 Opzegging van het lidmaatschap
Opzegging van het lidmaatschap – niet eerder dan per 1 januari van het volgende kalenderjaar – dient, door het betreffende lid zelf, per e-mail te geschieden vóór 1 december van het lopende jaar aan het bestuur via  het contactformulier op de website. Opzegging ná 1 december ontslaat het lid niet van de verplichting om de contributie te voldoen.


Artikel 3.7 Lidmaatschapsgeld
Leden betalen voor hun lidmaatschap een jaarlijkse contributie. Alleen ereleden zijn hiervan vrijgesteld.


Artikel 3.8 Rechten en plichten van de leden
De rechten die voortvloeien uit het lidmaatschap zijn:

  1. Deelname aan de clubactiviteiten, zoals omschreven in artikel 1.2.
  2. Toegang tot het gesloten deel van de website.
  3. Gebruikmaken van de faciliteiten die de vereniging biedt.
  4. Stemrecht tijdens de ledenvergaderingen.
  5. Vervullen van bestuurs- of commissiefuncties.

De verplichtingen van het lidmaatschap zijn:

  1. Het voldoen van de contributie en eventuele andere financiële verplichtingen.
  2. Naleving van de statuten, reglementen en de besluiten van de vereniging.
  3. Het naar vermogen bijdragen aan de doelstellingen van de vereniging.
  4. De belangen van de vereniging niet schaden.
  5. Verplicht tot het lidmaatschap van de KNWU.
  6. Deelnemen aan de ploegenvoorstelling tijdens de opening van het seizoen.
  7. Gedurende het seizoen deelnemen aan tenminste 5 door het bestuur aangewezen wedstrijden.
  8. Deelnemen aan de wegwedstrijden die door Wielervereniging Beet-It Volendam worden georganiseerd. Deze tellen mee in de ritten zoals die bij punt 7 zijn bedoeld.
  9. Tijdens wedstrijden en clubactiviteiten is het dragen van de clubkleding verplicht.

 

Artikel 4 Aansprakelijkheid

Artikel 4.1 Eigendommen vereniging

Leden die aansprakelijk zijn voor schade, aangebracht aan eigendommen van de vereniging, dienen deze schade op eerste aanzegging door of vanwege het bestuur, volledig te voldoen.

 

Artikel 4.2 Eigendommen derden

Leden die aansprakelijk zijn voor schade toegebracht aan derden dienen de vereniging te vrijwaren van alle aanspraken die derden te dier zake jegens de vereniging geldend mochten maken.

 

Artikel 5 Schorsing / ontzetting

Niet-naleving van de statuten, de reglementen of besluiten van de vereniging kan leiden tot schorsing en ontzetting uit het lidmaatschap, overeenkomstig art 9 lid 1,c en d en art 9 lid 2 van de statuten.

 

Artikel 6 Contributie

  1. Leden (m.u.v. ereleden) van de vereniging betalen een jaarlijkse contributie waarvan de hoogte wordt vastgesteld door de algemene vergadering.
  2. De contributie dient vóór 1 januari van het nieuwe kalenderjaar te zijn voldaan. Pas na ontvangst van de contributie geeft het bestuur goedkeuring aan de KNWU voor de licentieaanvraag.
  3. Bij aanmelding in een lopend kalenderjaar wordt de contributie over het volledige kalenderjaar berekend.

 

Artikel 7 Informatie

Informatie is via de internetsite van de club te verkrijgen.

 

Artikel 8 Het bestuur

Artikel 8.1 Bestuursfuncties

  1. Het bestuur bestaat uit tenminste 3 of ten hoogste 5 leden, die onderling een functieverdeling opstellen.
  2. De volgende functies dienen in ieder geval te worden vervuld: Voorzitter, Secretaris, Penningmeester.
  3. Voor elke bestuursfunctie wordt, in het belang van de continuïteit, een vaste vervanger aangewezen.
  4. De verantwoording voor de ‘vaste’ activiteiten / taken (ledenadministratie, sponsorwerving, monitoren en eindredactie website) dient bij voornoemde bestuursfunctionarissen te worden ondergebracht.
  5. De leden van de vereniging worden in kennis gesteld van de verdeling van functies en taken.
  6. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de penningmeester deze functie waar tenzij het bestuur anders beslist.

Artikel 8.2 Zittingsduur bestuur Een bestuurslid treedt af na 2 jaar, volgens een door het bestuur vast te stellen en aan de leden kenbaar te maken rooster van aftreden. Een aftredend bestuurslid is herkiesbaar voor een nieuwe periode van 2 jaar.

 

Artikel 8.3 Taken bestuursleden

  1. De voorzitter leidt de vergaderingen van leden en bestuur. Hij/zij stelt in overleg met de secretaris de agenda voor de vergaderingen vast.
  2. De secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van leden- en bestuursvergaderingen en het oproepen tot die vergaderingen. Naast de overige gebruikelijke taken zorgt de secretaris voor het opstellen van het jaarverslag en heeft hij de zorg voor het archief.
  3. De penningmeester is belast met het beheer van alle gelden van de vereniging, hij/zij legt aan de ledenvergadering een begroting voor het komende kalenderjaar voor. Eerst na goedkeuring hiervan door deze vergadering kan het bestuur, in overeenstemming met de goedgekeurde begroting, verplichtingen aangaan, c.q. kan de penningmeester betalingen verrichten.

Artikel 8.5 Vergaderfrequentie en beslissingsrecht

  1. Het bestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter of twee andere bestuursleden dit gewenst achten.
  2. Bestuursbesluiten kunnen alleen worden genomen bij meerderheid van stemmen, wanneer tenminste de helft van alle bestuursleden aanwezig is.

 

Artikel 9 Bestuurscommissies

Artikel 9.1 Commissies

  1. Het bestuur kan een aantal taken doen uitvoeren door commissies. Er zijn vaste commissies en tijdelijke commissies.
  2. Voor de vaste commissies is een permanente taak binnen de vereniging weggelegd. Leden van vaste commissies dienen lid van de vereniging te zijn.
  3. Tijdelijke commissies kunnen door het bestuur worden ingesteld voor een eenmalige opdracht.

Artikel 9.2 Vaste commissies binnen de vereniging zijn

  1. Sporttechnische (Wedstrijd-) commissie.
  2. Evenementencommissie.
  3. Jeugdcommissie.

Artikel 9.3 Benoeming commissies

  1. De voorzitters van de vaste commissies maken deel uit van het bestuur en worden benoemd door de algemene vergadering.
  2. De leden van vaste commissies worden benoemd voor een termijn van 2 jaren en kunnen aansluitend worden herbenoemd.

Artikel 9.4 Adviesrecht

De voornoemde commissies kunnen gevraagd of ongevraagd advies geven aan het bestuur.

 

Artikel 9.5 Financiën van commissies

  1. De commissies stellen, in overleg met de penningmeester, jaarlijks een begroting op.
  2. Binnen het raam van de goedgekeurde begroting, kunnen zij het jaarlijks beschikbaar gestelde bedrag besteden, of verplichtingen aangaan (voorzover deze het betreffende jaar niet overschrijden).
  3. De inkomsten en uitgaven dienen te worden geregistreerd en worden door de penningmeester gecontroleerd; het (eventuele) positieve saldo vloeit terug naar de penningmeester/verenigingskas.

Artikel 9.6 Kascontrole

  1. Een kascontrolecommissie, bestaande uit (tenminste) twee leden, controleert de inkomsten en uitgaven aan de hand van de administratie van de penningmeester.
  2. Jaarlijks wordt een lid van deze commissie vervangen door een ander verenigingslid, te benoemen door de ledenvergadering.
  3. Van haar bevindingen maakt de commissie een verslag t.b.v. de algemene vergadering.

Artikel 9.7 Functies

Leden vanaf de leeftijd van 18 jaren kunnen in alle functies binnen de vereniging worden benoemd.

 

Artikel 10 Sponsors / donateurs

  1. Bronnen van inkomsten voor de vereniging kunnen tevens zijn sponsoring en donatie.
  2. De “Sponsorcommissie”, onder verantwoording van de penningmeester, stelt richtlijnen op die bij het aangaan van overeenkomsten met sponsors worden gehanteerd.
  3. Rekening dient te worden gehouden met de regelgeving hieromtrent door overkoepelende organen of verenigingen waarbij Wielervereniging H&F Schilders Volendam is aangesloten.
  4. Indien er sprake is van een substantiële tegenprestatie van de leden is de goedkeuring van de algemene vergadering vereist.
  5. Sponsorafspraken dienen schriftelijk te worden vastgelegd.

 

Artikel 11 Algemene vergaderingen (Ledenvergaderingen)

Artikel 11.1 Frequentie algemene ledenvergaderingen

  1. Er vindt tenminste 2 keer per jaar een algemene ledenvergadering plaats.
  2. In de in het voorjaar te houden algemene ledenvergadering doet de secretaris verslag van het afgelopen verenigingsjaar en legt de penningmeester verantwoording af over het voorgaande boekjaar, gepaard gaande met een verklaring van de kascontrolecommissie, alvorens décharge van de ledenvergadering te kunnen verkrijgen.
  3. In de najaarsvergadering ontvouwt het bestuur haar plannen en legt de penningmeester de -daaruit voortvloeiende- begroting voor het komende jaar ter goedkeuring aan de leden voor.

Artikel 11.2 Oproep algemene ledenvergadering

Oproepen voor de ledenvergaderingen worden door de secretaris tenminste drie weken van tevoren aan de leden verzonden. Deze oproep gebeurt via de website en e-mail. Deze oproep wordt vergezeld van de agenda. Belangrijke punten, waaronder onderwerpen waarover besluitvorming dient plaats te vinden, worden hierin toegelicht.

 

Artikel 11.3 Agenda ledenvergadering

Agenda-voorstellen van leden moeten uiterlijk twee weken voor een ledenvergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.

 

Artikel 11.4 Toegang ledenvergadering

Toegang tot de algemene ledenvergadering hebben alle leden (voor zover niet geschorst), alsmede degenen, die daartoe door het bestuur zijn uitgenodigd.

 

Artikel 11.5 Stemrecht
Stemgerechtigd in de ledenvergadering zijn voornoemde (onder 11.4) leden. Ieder lid heeft één stem. Iedereen die stemgerechtigd is, kan een andere stemgerechtigde schriftelijk volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn/haar stem. Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee personen als gevolmachtigde optreden.

 

Artikel 12 Vergoedingen

  1. Bestuurs- en/of commissieleden en eventuele adviseurs binnen de vereniging hebben geen recht op aanspraak voor vergoeding, in welke zin dan ook, voor het bijwonen van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten. Bij bestuursbesluit kan hiervan worden afgeweken.
  2. De mogelijkheid voor vergoeding van een bestuurs- en/of commissievergadering tot een maximum van 15 euro per vergadering, -ter plaats waar de vergadering wordt gehouden-, is met toestemming van het bestuur toegestaan.
  3. Kilometervergoeding voor bestuurs- en commissieleden, alsmede trainers en begeleiders, in het belang van de vereniging, maar zo economisch mogelijk, wordt jaarlijks vastgesteld op basis van brandstofprijzen. De kilometervergoeding wordt vastgesteld op de jaarvergadering. Verder dient het voertuig voorzien te zijn van een goede verzekering voor de inzittenden.
  4. Vergoeding voor een cursus of opleiding, die uitsluitend ten behoeve van de vereniging wordt gevolgd, kan door het bestuur worden toegestaan. Uitbetaling gebeurt pas na slagen voor het betreffende examen of na overleggen van diploma/getuigschrift. Het bestuur kan hierover een verbinding aangaan in de vorm van een contract, met de cursist of opgeleide persoon.
  5. Vergoeding van de kosten van begeleiding van de wielrenners, zoals officiële KNWU-licenties voor trainer, ploegleider, jeugdwielrenleider, jeugdwielren-begeleider, mecanicien, verzorger of soigneur, komt ten laste van de vereniging. Welke begeleiders, naar soort en persoon, de vergoeding ontvangen, wordt jaarlijks bepaald door het bestuur.
  6. Kosten van cadeaus, bloemen e.d bij recepties, jubilea e.d voor representatie van de vereniging, zowel intern als extern, komen ten laste van de verenigingskas (niet van commissiekas)

 

Artikel 15 Slotbepaling Huishoudelijk Reglement

In alle gevallen waarin de statuten en dit reglement niet voorzien en de bevoegdheid niet expliciet aan anderen is opgedragen beslist het bestuur.